Conseil pratique

Aucune crainte à avoir face au plan de financement

04.04.2023

La réalisation, ou non, d’un projet dépend de son budget. Quand on dépose une demande de subvention, il faut expliquer à quoi serviront les fonds : certaines dépenses ne sont pas éligibles pour le Fonds citoyen, mais il y a aussi d’autres précisions importantes. Voici nos réponses aux 7 questions les plus importantes concernant votre plan de financement :

  1. À quoi ressemble un bon plan de financement ?

     Un bon plan de financement permet de rendre transparent les coûts du projet. Les coûts énumérés doivent être justifiables (facture, reçu, note de frais ou d'honoraires etc. – excepté les frais kilométriques) et leurs objets doivent être précisés le plus concrètement possible (par ex., pour combien de personnes les frais de voyage sont-ils calculés ?).

Un budget comprend généralement des dépenses et des recettes. Lors de la demande de subvention, énumérez toutes les dépenses éligibles (voir 2). Le budget doit être équilibré : c'est-à-dire que la somme des dépenses (= frais éligibles) doit donc être égale à la somme des recettes (= la somme demandée au Fonds citoyen + autres recettes).

La somme demandée au Fonds citoyen ne peut pas excéder 80 % des dépenses totales éligibles. C'est-à-dire par exemple : un projet engendre des dépenses de 10 000 € au total, dont 7 500 € sont considérés éligibles. Vous pouvez alors demander un montant maximal de 6 000 € de subvention (7 500 € x 80 % = 6 000 €).

2. Quels coûts peuvent être subventionnés par le Fonds citoyen ?

Le Fonds citoyen couvre les frais de projet suivants :

  • Le trajet aller-retour, par ex. billets de bus, de train, d’avion ou le remboursement du trajet en voiture (voir 5)

  • Le séjour, par ex. les frais d’hébergement et de pension/catering, les transports en commun

  • L’organisation, par ex. la location de locaux

  • Le matériel, par ex. de l’affichage publicitaire, des flyers, programmes, frais de location de matériel de visioconférence

  • Les formations, par ex. des cours de langue pour la préparation du projet, des formations à l’organisation de webinaires

  • Les honoraires, par ex. pour les interprètes, traducteurs, photographes, modératrices/modérateurs, graphistes, conférencières/conférenciers

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Bon à savoir

Quelles dépenses le Fonds citoyen peut-il subventionner pour des projets numériques ?

  • L’abonnement pour un logiciel, par ex. 2 mois d’abonnement pour un projet qui se déroule sur 2 mois.

  • Les frais de prestataire, par ex. location de matériel de visioconférence, mise en œuvre d’un live-stream, ...

  • La documentation issue du projet, par ex. un rapport après une conférence en ligne, une vidéo avec des interviews des participantes et participants, ...

  • Frais pour la régie technique ou pour des interprètes.

3. Quels coûts ne peuvent pas être subventionnés par le Fonds citoyen ?

Le Fonds citoyen ne peut pas prendre en charge des frais qui ne sont pas directement liés au projet, entres autres :

  • Dépenses d'investissement, par ex. achat de matériel photo/vidéo

  • Dépenses structurelles, par ex. assurances

  • Salaires et gratifications des employés permanents des structures organisatrice et partenaires

  • Dépenses non-liées exclusivement au projet, par ex. goodies pour toute l'année

  • Dépenses effectuées en dehors de la période du projet (exception : tickets de bus/train/avion achetés après réception de l'accord de la subvention, mais avant le début du projet)

4. À quoi dois-je faire attention pour le remboursement du trajet en voiture ?

Le Fonds citoyen rembourse

  • Soit au kilomètre

  • Soit les factures de carburant et les frais d’autoroute.

Les trajets avec le véhicule privé peuvent être remboursés sur la base de 24 centimes par du kilomètre. Si le véhicule transporte d’autres participants au projet, 2 centimes supplémentaires par personne seront ajoutés.

Exemple de facturation : Vous voyagez à deux sur 100 km : (100 x 0,24 €) + (100 x 0,02 €) = 26 €. Le Fonds citoyen vous remboursera 26 €.

5. Le Fonds citoyen plafonne-t-il ses subventions ?

Les plafonds dépendent de la catégorie dans le cadre de laquelle vous avez décidé de déposer votre projet. En effet, selon le montant demandé les exigences sont plus élevées et votre projet doit répondre plus activement aux 11 critères établis dans les Directives :

  • Les projets de catégorie 1 peuvent recevoir jusqu’à 5 000 € et doivent atteindre pour cela un minimum de 30 points lors de l’évaluation.

  • Les projets de catégorie 2 peuvent recevoir jusqu’à 10 000 € et doivent atteindre pour cela un minimum de 50 points lors de l’évaluation.

  • Les projets de catégorie 3 peuvent recevoir jusqu’à 50 000 € et doivent atteindre pour cela un minimum de 70 points lors de l’évaluation.

  • Il n’existe pas de plafond pour les projets de catégorie 4 : les « projets phares » peuvent recevoir plus de 50 000 € et doivent atteindre pour cela un minimum de 90 points lors de l’évaluation.

6. Le Fonds citoyen prend-il en charge 100 % des frais du projet ?

Non. Le Fonds citoyen prend en charge jusqu’à 80 % des frais éligibles. (70 % lorsqu’il s’agit de projets phares.)

Exemple : Un projet qui engendre des frais de 10 000 € au total, dont 7 500 € éligibles peut recevoir jusqu’à 6 000 € du Fonds citoyen – à condition qu’il ait atteint les 50 points nécessaires à la catégorie 2 lors de l’évaluation.

Et les 4 000 € restants ? Si vous n’êtes pas en capacité ou ne souhaitez pas financer la somme restante sur vos fonds propres, il faut alors rechercher un cofinancement (voir 7).

Attention : Lorsque la demande de subvention est acceptée, le montant de la subvention est fixé à titre indicatif. C’est-à-dire que le montant final sera calculé sur la base du décompte (donc des dépenses réalisées) ; le montant final peut être inférieur au montant initialement indiqué, mais ne pourra en aucun cas être supérieur. Lors du décompte, il faudra justifier 100 % des coûts mentionnés dans le plan de financement de la demande de subvention (pas seulement ceux couvrant la somme allouée).

7. Comment trouver un cofinancement ?

Le Fonds citoyen est un outil de subvention facile d’accès et unique pour les projets citoyens et franco-allemands. Mais il existe aussi beaucoup d’autres possibilités de financement en France comme en Allemagne :

  • La vente de tickets, l’appel aux dons ou la cotisation des participants : Vous organisez un concert, un atelier ou un voyage ? Vous pouvez aussi demander une participation financière à votre public ou aux participantes et participants.

  • Financement participatif : C’est assez simple – les personnes qui souhaitent soutenir votre projet dépensent un montant de leur choix et reçoivent quelque chose en contrepartie : entrées gratuites, une mention parmi les promoteurs, des goodies, … Voici deux exemples de plateforme pour du Crowdfunding en France et en Allemagne.

  • Les fondations en Allemagne et en France

  • Les collectivités

  • Subventions par thème, par ex. : le fonds sportif ou le fonds culturel de la conférence du Rhin supérieur, Filmförderungsanstalt et le CNC

  • Institut Français et Goethe Institut

  • Les projets avec une dimension européenne sont subventionnés par l’Union Européenne à l’aide de programmes tels que Erasmus+, INTERREG ou l’Europe pour les Citoyens. Il existe aussi des organismes nationaux tels que le Fonds de coopération de la jeunesse et de l’éducation populaire, des fondations comme la Alfred-Toepfer-Stiftung ou la Fondation Hippocrène ou les collectivités, comme avec le programme « Europa bei uns » du Bundesland de Rhénanie-du-Nord-Westphalie.

  • Sur le territoire transfrontalier, par ex. : Eurodistrict Strasbourg-Ortenau, Nouveaux Horizons (Fondation Baden-Württemberg)

Attention : Un financement conjoint du Fonds citoyen et de l'Office franco-allemand pour la Jeunesse sur un même projet n'est pas admissible.

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