Conseil pratique

8 écueils à éviter lors de la planification d’un projet

07.11.2022

1. La demande de subvention n’est pas complète et le programme n’est pas clair.

Vous connaissez bien évidemment votre projet par cœur : ses tenants et ses aboutissants, ses objectifs, son programme et les structures et personnes concernées. Mais est-ce que vous le faites bien transparaître sur votre demande de subvention ?

Essayez de prendre une perspective externe et vérifiez encore une fois : est-il compréhensible, complet, pertinent ? Vous pouvez aussi contacter une ou un des Référentes et Référents régionaux : ils vous diront si votre demande semble avoir de bonnes chances d’être acceptée ou s’il y a quelques points qui peuvent encore être améliorés.

La demande de subvention est vraiment complète lorsqu’un programme (prévisionnel) précis pour toute la durée du projet aura été établi : qui fait quoi, quand, où et avec qui ?

2. Le projet commence avant que la subvention vous soit allouée.

Même si ça peut sembler compliqué, car vous brûlez d’envie de commencer votre projet : il faut savoir être patient. Votre projet ne peut pas être subventionné rétroactivement : la demande doit être déposée au moins 6 semaines avant le début du projet afin que celle-ci puisse avoir des chances d’être acceptée. Par la suite, les demandes seront traitées au plus vite afin que vous puissiez continuer votre planification en toute sérénité.

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3. Des frais extérieurs à la durée du projet.

Le Fonds citoyen ne peut financer que les frais encourus pendant la période du projet que vous avez indiquée. S’il s’agit de frais de préparation – comme par exemple l’impression d’affiches quelques semaines avant l’événement – il faudra avancer la date de début du projet (et donc penser à déposer votre demande de subvention plus tôt, afin que le délai de 6 semaines soit respecté).

Exception : les billets de train ou d'avion peuvent être réservés avant le lancement officiel du projet, une fois la demande de subvention approuvée.

4. Il y a quelques malentendus et conflits avec votre structure partenaire.

Pendant la phase de préparation et pendant le projet, essayez de tenir un compte-rendu des accords entre vous et de les rendre visibles pour tous. Vous trouverez d'autres conseils pour la collaboration avec la structure partenaire dans ce conseil pratique.

5. Attention à ne pas s’éparpiller !

Un rendez-vous en ligne avec le partenaire par-ci, un appel avec la compagnie de bus par-là, puis une demande de devis pour le catering par-ci, des posts pour Facebook par-là, sans oublier la demande de subvention… et tout ça est très souvent fait bénévolement, en plus du travail ou d’une famille. Plus il y a d’interlocuteurs et d’argent en jeu, plus une bonne gestion de projet est de mise :

  • Commencez tôt pour éviter le stress du dernier moment.

  • Misez sur le travail d'équipe et définissez clairement les responsabilités.

  • Utilisez des outils gratuits, comme Trello, pour garder une vue d'ensemble des différents chantiers. Partagez les documents importants dans un Cloud auquel tous les membres de l'organisation auront accès.

6. Le projet est top – mais personne n’est au courant.

La logistique et l'organisation du contenu ont fait passer au second plan un élément important : les relations publiques. Certains projets ont besoin de participants actifs, d'autres même d'un grand public sur place. Et dans tous les cas, votre engagement vaut la peine d'être vu : par la presse locale, par vos followers sur les réseaux sociaux, par d'autres acteurs dans votre domaine.

Planifiez suffisamment tôt la manière dont vous souhaitez communiquer sur votre projet et définissez les responsabilités. Vous trouverez plus de conseils pour une communication de projet réussie dans ce conseil pratique

7. Le plan A tombe à l'eau.

Il n'y a pas que la pandémie qui peut vous jouer des tours : d'autres difficultés peuvent vite arriver. Il est recommandé de toujours prévoir un « plan B » ou une variante du projet, par exemple sous une forme hybride.

Si les dates du projet changent ou si le projet subit des modifications fondamentales, veuillez en informer le Fonds citoyen. Il ne suffit pas d'actualiser les informations au moment du décompte. Une communication tardive des modifications peut entraîner une demande de remboursement de la subvention totale.

8. Le décompte ? Je m’en occupe plus tard.

C’est tentant de remettre la paperasse à demain. Mais mieux vous serez préparés, plus facile sera le décompte à la fin du projet et plus rapide en sera le versement du reste de la subvention.

Le mieux est de prendre en compte, avant même le début du projet, ce qui s’avérera utile pour le décompte. Ainsi vous pourrez conserver les justificatifs importants et le décompte se fera en un clin d’œil.

Pour les projets en présentiel, il est particulièrement important d’établir les listes à signer par tous les participantes et participants qui devront figurer dans le décompte. Pour les projets ouverts au grand public, l’ensemble du public ne doit pas signer, mais uniquement les personnes activement impliquées (par ex. expertes et experts d’une table ronde, musiciennes et musiciens, …).

Pour les projets numériques, des captures d’écran des participantes et participants à une visioconférence sont suffisantes.

Pour en savoir plus sur le décompte, consultez cette page.

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